Automatisation et approbations

L'automatisation se trouve dans Reply Preferences → Automation. Vous choisissez l'un des trois modes, et il s'applique à tout le compte :

Manual. L'IA n'écrit rien. Vous rédigez et envoyez vous-même chaque réponse.

AI Drafts. L'IA rédige une réponse pour chaque nouvel avis, et vous approuvez chacune avant son envoi. C'est le réglage par défaut recommandé, et c'est là que tout le monde devrait commencer.

Auto-send. L'IA rédige des réponses et envoie celles qui satisfont vos règles. Tout le reste vous attend sous forme de brouillon. Le choisir vous demande de confirmer, car à partir de là les réponses partent en public sans que personne ne les lise d'abord.

Auto-send ne s'applique qu'aux avis qui arrivent après son activation. Les avis plus anciens ne sont jamais envoyés automatiquement. Revenir à AI Drafts arrête l'envoi immédiatement et poursuit la rédaction. Passer à Manual arrête aussi la rédaction.

Seul l'Owner ou un Manager peut changer le mode et les règles.

En mode Auto-send, un brouillon n'est envoyé automatiquement que s'il satisfait toutes ces règles. Si l'une d'elles échoue, il attend dans votre boîte de réception à la place.

Note minimale en étoiles. Choisissez de 1 à 5 étoiles ; les avis à cette note ou au-dessus sont admissibles. La valeur de départ est 5. Tout ce qui est en dessous est retenu pour une personne, toujours.

Répondre à. Quels sentiments peuvent partir automatiquement : Positive et Neutral sont activés au départ, Negative est désactivé. Les avis urgents suivent le réglage de Negative.

Confiance minimale de l'IA. À quel point l'IA doit être sûre avant qu'un brouillon soit jugé fiable pour se publier seul, de 50 % à 99 %. La valeur de départ est 85 %. Plus elle est haute, plus vous retenez d'avis.

Limite quotidienne. Le nombre maximal de réponses pouvant partir automatiquement en une journée sur tout le compte : Unlimited (par défaut), un préréglage de 10, 25, 50, 100, 250 ou 500, ou un nombre personnalisé.

Il n'y a pas de dérogation cachée. Si un avis est en dessous de votre seuil d'étoiles, rien d'autre à son sujet ne compte. Il attend.

Le mode et les règles se définissent une seule fois pour tout le compte. Ce que vous pouvez définir par application, c'est la limite quotidienne : donnez à une application très active son propre plafond, avec les mêmes préréglages ou un nombre personnalisé, ou laissez-la sur la limite partagée du compte.

Une application dotée de sa propre limite ne puise pas dans la réserve partagée, ce qui empêche une application très active de dévorer toute l'allocation de la journée.

Pour déployer l'automatisation en douceur, lancez Auto-send avec des règles strictes (5 étoiles, positifs uniquement, une petite limite quotidienne) et élargissez-les une fois que vous avez lu suffisamment de résultats.

La limite quotidienne est un contrôle du rayon d'impact, pas une fonctionnalité de facturation.

Supposons qu'un connecteur soit resté hors service une journée et revienne avec quatre cents avis. Sans plafond, quatre cents réponses partent en une seule salve, ce qui ressemble exactement à un bot et est désagréable à défaire une plateforme à la fois.

Quand un plafond est atteint, l'envoi s'arrête pour la journée et la rédaction continue. Vous recevez un avis indiquant que les réponses automatiques sont en pause pour aujourd'hui. Les limites se réinitialisent à minuit UTC, et l'exécution du lendemain envoie les brouillons retenus qui sont toujours admissibles, les avis mécontents d'abord, puis les plus anciens. Rien n'est perdu.

Quand vous assouplissez une règle (une note en étoiles plus basse, un autre sentiment, une confiance plus faible), on vous indique combien de réponses en attente deviennent admissibles, et vous choisissez de les laisser pour une revue manuelle, de les revoir et les envoyer, ou de toutes les envoyer. Rien ne part sans ce clic.

Certains avis ne partent jamais automatiquement, quoi que disent les règles :

• les avis en dessous de votre note minimale en étoiles, ou de votre seuil de confiance
• tout ce qui est signalé comme spam ou injurieux
• les avis que l'IA a marqués Needs review, par exemple une note élevée qui cache une plainte
• les avis liés à l'argent (gagner de l'argent, encaissements, versements, retraits, cartes cadeaux et similaires), étiquetés Held · Money-related. L'envoi groupé les ignore aussi, et une personne peut toujours envoyer une réponse à la main.
• les brouillons qui échouent aux propres vérifications de l'IA

Le spam présumé s'affiche tout de même dans la boîte de réception avec un marqueur, plutôt que de disparaître dans un dossier que vous n'ouvrez jamais. C'est vous qui décidez de le signaler ou non.

Délais de réponse. Si une plateforme cesse d'accepter les réponses à un élément, celui-ci quitte la boîte de réception et ne compte plus que dans les analyses. Les avis de boutique sur l'App Store, Google Play et Google Business Profile n'ont pas de délai de réponse.

Un e-mail quotidien arrive à 10 h, dans le fuseau horaire du propriétaire de l'espace de travail, les jours où il y a de nouveaux avis : nouveaux avis, réponses envoyées, note, sentiment et spam. Une synthèse hebdomadaire part le vendredi à 11 h.

Les e-mails que reçoit chaque personne se règlent dans ScaleSensor : les options d'e-mail de l'espace de travail de l'Owner sous Settings → Preferences, et les choix d'e-mail de chaque membre sur la page Team.

Dans le produit, la boîte de réception filtre par réponse (en attente de réponse, répondu, ignoré), et le Dashboard et Analytics suivent ce que la réponse automatique a envoyé.